Jak skutecznie wynegocjować aneks z Zamawiającym?

Czy wiesz, co decyduje o sukcesie podczas negocjowania aneksu terminowego lub wynagrodzenia za roboty dodatkowe? Kluczem nie jest sama znajomość placu budowy ani wyłącznie znajomość przepisów. Prawdziwą kartą przetargową jest połączenie argumentów technicznych i prawnych.

 

Aneks terminowy i roboty dodatkowe – wyzwanie każdego wykonawcy

Rozmowy z Zamawiającym (zarówno publicznym, jak i prywatnym) na temat dodatkowych pieniędzy lub przedłużenia czasu na ukończenie inwestycji zawsze budzą spore emocje. Jako osoba odpowiedzialna za kontrakt (dyrektor projektu czy kierownik budowy) doskonale wiesz, z czego wynikają opóźnienia lub konieczność wykonania prac nieobjętych projektem pierwotnym.

 

Wykrycie kolizji sieciowych, błędy w dokumentacji projektowej dostarczonej przez Zamawiającego czy niesprzyjające warunki atmosferyczne to codzienne realia inwestycji. Jednak samo wskazanie tych faktów podczas spotkania z Zamawiającym to często zbyt mało, by podpisać korzystny aneks.

 

Rola kierownika kontraktu, czyli niepodważalne argumenty z budowy

Podczas negocjacji Twoją największą siłą jako osoby zarządzającej realizacją jest wiedza praktyczna i znajomość projektu.

• Jesteś w stanie precyzyjnie wykazać, dlaczego dane roboty są robotami dodatkowymi, a nie zamiennymi.
•  Potrafisz przedstawić analizę ścieżki krytycznej, która uzasadnia wydłużenie terminu.
•  Wskazujesz konkretne uwarunkowania wykonawcze, których nie dało się przewidzieć na etapie przetargu.

 

Te argumenty stanowią fundament każdej roszczeniowej dyskusji. Jednak bez odpowiedniej „otoczki formalnej” mogą one zostać zbagatelizowane przez drugą stronę, która często szuka formalnych pretekstów do odmowy wypłaty wynagrodzenia czy naliczenia kar umownych.

 

Dlaczego warto uczestniczyć w spotkaniu z prawnikiem?

W tym miejscu pojawia się kluczowa rola radcy prawnego lub adwokata specjalizującego się w prawie budowlanym. Dlaczego obecność prawnika u boku kierownika kontraktu drastycznie zwiększa szanse na sukces?

 

1. Przełożenie faktów technicznych na język paragrafów i umów

To, co dla Ciebie jest oczywistym błędem projektowym, dla prawa stanowi nienależyte wykonanie zobowiązania przez Zamawiającego lub przesłankę do zmiany umowy w trybie art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych. Prawnik potrafi ubrać Twoje techniczne argumenty w twarde ramy prawne, powołując się na konkretne klauzule umowne, przepisy prawa oraz aktualne orzecznictwo sądów czy KIO.

 

2. Bezpieczeństwo formalne „tu i teraz”

Negocjacje na żywo bywają dynamiczne. Zamawiający może próbować narzucić niekorzystne dla Wykonawcy zapisy w protokole ze spotkania lub uzależniać zgodę na aneks od rezygnacji z innych roszczeń (np. z waloryzacji). Prawnik czuwa nad tym, aby każde słowo wpisane do notatki ze spotkania chroniło Twoje interesy i nie zamknęło Ci drogi do dochodzenia roszczeń w przyszłości.

 

3. Połączenie wartości technicznej z wartością prawną

Dopiero połączenie tych dwóch światów daje pełny efekt. Kiedy Zamawiający widzi, że Wykonawca dysponuje nie tylko niepodważalnymi dowodami z budowy, ale również bezbłędnym przygotowaniem prawnym, diametralnie zmienia się jego optyka. Taki miks kompetencji drastycznie zwiększa szanse na to, że Zamawiający pozytywnie rozpatrzy Twoje wnioski i podpisze wynegocjowany aneks bez wchodzenia na drogę sądową.

 

Podsumowanie – nie ryzykuj na spotkaniach kluczowych dla rentowności kontraktu

Rozmowy o aneksach terminowych i finansowych decydują o marży i ostatecznym sukcesie całej inwestycji. Samotne wyjście zespołu realizacyjnego na spotkanie z całym zespołem prawno-technicznym Zamawiającego to niepotrzebne ryzyko.

Zbuduj przewagę już na etapie przygotowania do negocjacji. Zadbaj o to, aby na kolejnym spotkaniu Twoje argumenty zyskały solidną tarczę i miecz w postaci profesjonalnego wsparcia prawnego.

 

Planujesz negocjacje aneksu lub waloryzacji kontraktu budowlanego?

Skontaktuj się z naszą kancelarią. Przeanalizujemy sytuację na budowie, przełożymy ją na język prawa i weźmiemy czynny udział w rozmowach z Zamawiającym, dbając o bezpieczeństwo Twojego biznesu.

 

 

1. Czy Zamawiający może odmówić podpisania aneksu, jeśli zgłosiliśmy roboty dodatkowe?

Tak, Zamawiający może odmówić, jeśli uzna, że prace mieściły się w pierwotnym zakresie umowy (np. przy wynagrodzeniu ryczałtowym) lub gdy Wykonawca nie dopełnił procedur kontraktowych (np. zbyt późne zgłoszenie wpisu w dzienniku budowy). Właśnie dlatego kluczowe jest jednoczesne przedstawienie argumentacji technicznej i podstawy prawnej, która wykazuje, że odmowa podpisania aneksu narusza przepisy lub umowę.

 

2. Kiedy najlepiej zaangażować prawnika do rozmów o aneksie?

Najlepiej zrobić to zanim dojdzie do oficjalnego spotkania negocjacyjnego. Prawnik powinien przeanalizować zapisy umowy oraz przygotowane przez zespół dokumenty roszczeniowe. Dzięki temu na spotkanie z Zamawiającym idziecie z gotową strategią i spójnym stanowiskiem.

 

3. Czy notatka lub protokół ze spotkania z Zamawiającym mają znaczenie prawne?

Zdecydowanie tak. Bardzo często Zamawiający wpisują do protokołów ustalenia, które mogą sugerować, że Wykonawca zrzeka się dalszych roszczeń finansowych w zamian za np. przedłużenie terminu. Każdy dokument podpisywany podczas negocjacji powinien być wcześniej zweryfikowany przez prawnika, aby nie zamknąć sobie drogi do dochodzenia należnych pieniędzy w przyszłości.